Gestão e Prática de Arquivos

Objectivos

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Este programa aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na gestão de documentos e os desafios que as empresas enfrentam para gerir e preservar os seus documentos.

Este curso tem como objectivo proporcionar aos participantes sistemas, métodos, técnicas e orientações que permitam o levantamento, a análise e a estruturação ou a reestruturação dos seus sistemas de tratamento de dados e a criação e gestão de arquivos funcionais. No final do curso os participantes deverão ser capazes de:
- Situar a sua função na empresa;
- Desenvolver competências na organização e gestão das suas actividades e da informação recebida e emitida;
- Melhorar as capacidades de comunicação e de relacionamento.

Programa

1. A FUNÇÃO SECRETARIADO
- Análise da especialidade das funções
- Níveis e tipos de secretariado – particulares
- Actividades e tarefas
- Competências requeridas

2. SISTEMAS DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÃO A GERIR
- O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
- Os dossiers temáticos
- As pastas de apoio às reuniões
- O plano de actividades – seu acompanhamento
- Correspondência e documentos de informação – ex. Faxes, emails, etc...
- Documentos internos de decisão, informação e comunicação
- Documentos originais pelas reuniões – actas, comunicados, etc...

3. PREPARAÇÃO E ESCOLHA DOS DADOS A TRATAR DE FORMA SISTEMÁTICA
- A escolha dos dados
- A organização e o tratamento dos dados

4. O SISTEMA DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
- Análise dos sistemas existentes
- Os sistemas de apoio ao secretariado
- Manutenção ou reestruturação da informação
- Relatórios e outputs a sistematizarem

EXERCÍCIOS PRÁTICOS

FECHO DA ACÇÃO E AVALIAÇÃO REACTIVA DA FORMAÇÃO

Destinatários

Este curso destina-se a: Assessores de Direcção e de Gestão, Assistentes de Direcção, Secretariados de Chefias de Topo, Intermédias e Directas, e a todos os profissionais envolvidos e com responsabilidades na gestão e prática de arquivo.

Valores

Os nossos serviços são dirigidos exclusivamente para empresas. Para conhecer e beneficiar das condições de participação contacte-nos através do email. info@letstalkgroup.com ou tel. +351 21 795 74 68 / +244 934 630 411

Nota: A açção de formação inclui coffee-breaks (quando aplicável), 1 kit de documentação por formando e 1 Certificado de Participação.

DURAÇÃO & HORÁRIO
A definir, de acordo com a modalidade.

FORMADOR
Facilitador especialista no tema, que combina know-how com experiência profissional consolidada e competências pedagógicas, para dar resposta a necessidades operacionais e potenciar a aprendizagem dos formandos.

MODALIDADES
  •    Presencial, em contexto e ambiente de sala de aula.
    Ou,
  •    Online Live Training (MS Teams ou Zoom).

METODOLOGIAS
Serão utilizados os métodos: Expositivo, Interrogativo e Participativo.
Formação teórico-prática e conta com a participação activa dos participantes em todas as actividades propostas. Versará a apresentação e discussão de temas específicos relacionados com a área, bem como exercícios, discussão e análise de casos práticos.
No caso da formação online, esta será facilitada pelo formador em tempo real. E, todos os participantes poderão intervir e interagir com o formador e com os outros formandos, colocando questões oralmente ou por escrito.

AVALIAÇÃO
  •    Assistência e participação mínima em pelo menos 75% da duração da formação;
  •    Avaliação prática em contexto de sala de aula ou virtual (presencial ou online).

REQUISITOS
  •    Requisitos da modalidade presencial:
        ·    Sala com boa luminosidade, ventilação e temperatura adequados ao bom funcionamento da formação;
        ·    Espaço equipado com todos os recursos didáticos necessários;
        ·    Espaço que permita a concretização de exercícios e dinâmicas de grupo aplicáveis.
  •    Requisitos técnicos da modalidade online live training:
        ·    Computador funcional equipado com placa de som, auscultadores com microfone, webcam e com ligação à internet;
        ·    Software adequado, se aplicável;
        ·    Browser: Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.